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一份44项的酒店筹开清单,助你掌控筹备期的每一个关键点!

一份44项的酒店筹开清单,助你掌控筹备期的每一个关键点!

2021-03-16 14:56

1、确定经营管理团队的组织机构

按照酒店预期的经营管理模式确定酒店未来经营管理团队的组织机构。包括任命酒店的决策层和管理层,建立经营管理者和投资者的沟通渠道,确定业务往来汇报和批复的形式和程序等工作内容。 

 

2、完善经营管理团队的办公条件

包括设立筹备处办公地点和准备相关的办公条件等工作,为经营管理团队将要开展的经营筹备工作创造良好的环境。 

 

3、编制酒店中长期发展计划纲要

管理方组织经营管理团队学习、领会由投资者确定的酒店项目前期策划市场预案,保证经营筹备计划的目的与市场预案一致,贯彻预先确定的经营方针,并依据本思路编制酒店中长期发展计划纲要,其内容包括酒店的中长期目标,酒店企业的责任,达到目标的思路和经营过程控制方案等。


4、设计酒店名称和标志

包括设计酒店的中英文名称、字体、主体色调和标志等,设计完成后,为保证市场形象不受非法侵害,一般应申请商标注册。 

 

5、进行市场调研,搜集相关资料

管理方组织各部门管理人员对区域酒店市场进行调研,掌握区位旅游资源情况,酒店业产值、酒店数量、酒店经营情况、周边区域客源主题、客人的消费习惯、具有一定规模的社会餐饮娱乐企业的数量、执行的价格体系和酒店市场的发展前景等资料。


找出和分析竞争对手或潜在的竞争对手,着重分析其客源结构、产品定位、价格政策、平均房价、出租率、服务特点、餐饮菜系、酒水喜好、人均消费、娱乐项目的设置和收费标准等经营方面的数据。

 

 6、确认酒店的产品架构和功能配套

包括酒店客房的体量、各种房型规划、餐饮娱乐设施的规模和相关的配套服务设施等。 

 

7、制定价格政策

在酒店项目前期策划的市场预案和市场调研的基础上制定酒店的价格体系,包括所有对客收费项目的价格及成本说明,并对价格政策、价格控制等进行相关说明。

 

8、编制酒店简介 

经营筹备期的酒店简介主要用于员工招聘和培训及酒店对外租赁项目的招商等,待酒店开业的所有准备工作完备后,再增加实景图片等内容可成为酒店的主要对客宣传资料。


酒店简介包括:酒店名称、类型、投资方介绍、管理模式、基本对客设施、地理位置、周边旅游资源、经营地址、邮政编码、预订电话、传真、网址、客房价目表和经营特色等具体内容。


根据客源结构的具体情况还要有英文、日文、韩文或其他国家的语言文字注释。  

 

9、编制酒店的年度经营方案

以酒店项目前期策划的市场预案和市场调研的结论为依据的编写,大致包含了11个方面的主要内容:


经营管理概述、酒店的经营目标、成本控制、产品分析、市场定位、市场细分与目标市场的选择、经营战略选择、经营战略的核心、产品开发策略(总体功能设计与产品定位)、营销策略、经营方案的实施计划等。 

 

10、编制酒店组织机构

根据酒店的经营方案设置组织机构系统,明细管理层和管理方向。酒店的管理层级一般分为决策层、管理层、执行层、操作层四部分,不同类型和标准的酒店,其管理层级是不同的,管理方要依据实际情况设计绘制酒店整体组织机构图。

 

人员定编时应考虑到经营方案中的酒店市场定位及部门设置,配置以下限为准,要因事设岗,不要因人设岗。人员定编要充分考虑到人力成本对酒店经营成果的影响,客房数量与员工人数的比例应符合酒店发展规律。

 

11、编制酒店用工制度 

根据酒店各部门的营业和办公时间,合理安排员工的班次和工作时间。酒店用工制度必须符合国家和地方劳动保障部门的法律法规。酒店应在《员工手册》中说明相关制度。 

 

12、编制薪酬体系

根据酒店经营所在地和酒店业态的实际情况,核定本酒店各级人员的工资标准,合理规划工资结构。级差分配以多劳多得、效益第一为原则。 

 

13、员工招聘

根据酒店的组织机构和人员定编核定招聘人数,结合酒店用工制度,由相关业务部门出台员工招聘标准,充分利用酒店所在地与相邻区域的人才市场和旅游学校的生源,并根据酒店的预开业经营筹备进度列出相应的招聘人员的到岗时间。对于专业性强的业务部门,如厨房,可采取工资包干的方法组织队伍,保证人员的整体素质和服务质量。  

 

14、编制酒店开业前经营筹备预算

酒店开业经营筹备设计资金使用的一般有几大项:开办费、人员招聘及培训费、标志体系设计费、开业典礼费用、人员工资及相关的交通、考察、通信、食宿、办公等费用。在确定了酒店开业前经营筹备预算后,可行文向投资方申请这部分资金。考虑到可能存在的不确定因素,需要增加一部分不可预见的费用,约为总费用的10%。酒店开业前的经营筹备资金总体上要实行宽打窄用的原则,以最大限度地节约成本,创造收益。 

 

15、编制酒店各项管理制度、服务标准、操作流程

按照酒店的经营方案和管理要求编写酒店的管理制度、服务标准和操作流程,并整合为《酒店运作手册》,经审批后执行。 

 

16、员工后勤区域的前期准备

招聘员工到岗前应做好后勤准备工作,包括确定食宿场所、培训教室、培训用品、服务人员及相关的后勤管理制度等。  

 

17、编制酒店整体培训计划 

培训计划包括管理人员专业培训、员工入职培训、礼节礼貌培训、服务质量标准培训、业务知识培训、消防安保培训、食品卫生培训、相关法律法规培训等。 

 

18、实施培训计划

根据培训计划要求,开设不同阶段的培训课程,分为公共课、专业课、实际操作课程等。在实施过程中,应列出培训讲师、培训要求、培训时间、课程安排、培训效果调查、培训阶段测试等实施方案,确保培训计划实施的有效性。 

 

19、评审客房样板间

管理方要求酒店的建设施工方对酒店的各种房型提供样板间,并对房间布局、家具配置、卫生间洁具、照明灯具、客用品配置、棉织品配置、电器、艺术品配饰、空调排风系统、消防设施、门锁系统、防盗装备等提出具体要求,检查合格后封门,作为酒店客房验收的标准。 

 

20、编制经营用品采购计划

根据前期的经营方案和酒店的市场定位编制采购计划。采购范围包括办公用品、棉织品、电器、会议影音设备、店内服务车辆、玻璃器皿、机电设备、清洁用品、印刷品、客用品、家具货架、工装、员工餐宿用品、厨杂用品、食品原材料、生鲜调料、工艺装饰品、管理系统软件、消防器具、保安工具、装修备件、开荒用具、低值易耗、车辆等项目。

 

编制经营用品采购计划时,应标注品名、数量、规格、品牌产地、质量要求、估算价格、采购周期和到货时间等详细内容。

 

21、协助投资方审核确认酒店设备选型方案

为便于开业使用和维修保养,酒店管理方应协同投资方做好设备的选型工作。酒店设备选型方案主要涉及工程机电设备、消防设备、家具用品、厨房设备、洗衣房设备、通信设备、清洁机械、管理系统软件、智能门锁系统等项目。 

 

22、实施采购计划

具体的采购计划可由投资方根据不同的采购项目采取招标的方式执行,由管理方负责确定样品的质量。由于不同的地区市场供给规模不同,对于采购项目中的一些小件用品也可用当地自采的形式解决,以节约采购成本。 

 

23、编排客房房号

根据酒店的楼层情况编排客房序号。编排时,应注意当地消费者和国际通行的数字禁忌,比如大部分欧美客人忌讳“13”这个数字,意大利客人认为“17”这个数字不吉利,中国客人忌讳“4”这个数字。在号码排序上应统一归类,不同楼层相同的房型设置相同的号码后缀,方便客人和酒店工作人员识别。


24、酒店电话号码资源配置

统筹电话号码资源,划分客用、自用的相应线路号码,规划直拨和分机号码分布,制定酒店自用电话号码的使用规定。 

 

25、编制经营部门的详细营销方案及实施计划

在经营方案的基础上细化经营部门的营销方案,包括开业促销计划、贵宾卡发行计划、餐饮营销计划、节日促销方案等。

 

26、编制经营预算

在经营方案的基础上编制经营预算,用常规表格的形式表述酒店经营部门的营业收入、经营成本、经营费用、经营利润等项目的测算和管理部门的管理费用的测算。经营预算先规划制定讨论稿,其预算成果应略高于投资方预期的投资回报要求。经批复执行的经营预算,在执行过程中每季度或每半年根据实际经营和市场变化情况再做调整。 

 

27、编制酒店运营装饰方案

运营装饰方案包括饭店的主体色调选择方案、鲜花绿植装饰方案、艺术品摆放方案、装饰画布置方案等。主要设计重点在酒店外围环境装饰、大堂装饰、客房装饰、餐区装饰、娱乐装饰和公共区域装饰灯具体方案。 

 

28、酒店VI设计

酒店一般请专业公司提出VI系统的设计方案,方案主要包括酒店标志、用英文字体、主题色调、霓虹灯设计、印刷品标志、导视牌设计、艺术品摆放等内容。 

 

29、办理开业行政审批手续

办理行政手续这项工作涉及的大部分资料是由投资方提供的,管理方在这方面所掌握的资料很少,所以常见的情况是由管理方来协助投资方办理此项业务。酒店的经营所在地不同,政府部门对酒店企业申请设立的要求也不同,酒店可依据当地具体情况办理相关手续。 

 

30、规划和设立酒店库房

采购计划开始实施后,管理方应督促工程建设方先期完成酒店库房的施工工作,合理规划和设立各部门库房和酒店总库,并做好相应的采购物品的接收计划。库房区域的货架、小型运输车辆等设施设备应按期提前到货。

 

31、采购计划的完成

采购计划实施完毕后,大量的物资物品将陆续到店,管理方应根据采购计划中不同物品的到货时间、组织人员收货、验货,并由专人负责登记造册。


各部门根据采购计划做好物品的入库、直拨、入位和摆放工作。在存放物品时,应留意物品的保质期和储藏方法,最大限度减少损耗。酒店管理方还应指定废旧包装盒垃圾的存放地点,并派专门的清理小组可回收的垃圾进行分拣处理。 

 

32、固定资产的建账造册

各种设备和采购物品的到货后,酒店应对所有的固定资产进行盘查甄别,做好酒店的一级账目管理和各部门二级明细账目的建账造册工作,建立各级资产的保管员制度和相应的管理制度,核定固定资产的盘点期限。  

 

33、配合投资方进行四方验收

酒店工程建设完工后,管理方将配合投资方参加由酒店项目审批方、投资方、建设方和监理方组织的对酒店工程质量的四方验收工作。管理方验收的重点是,查验客房和其他功能区域的施工质量和建筑工艺是否符合标准,其中,客房的验收标准是看客房的施工标准是否与样板间的工艺一致。


由于管理方将是酒店设施的实际使用者,故应妥善保管验收报告并及时复印归档,如发现施工质量问题,应及时与工程建设方联系,规划整改方案和执行时间。  

 

34、接收酒店钥匙

酒店的工程建设大多采用的是交钥匙工程,工程建设方把钥匙移交给管理方后即视为施工建设结束。酒店管理方可派保安部负责与工程建设方的钥匙交接工作,具体操作人员应本着高度负责的态度,逐一核对,登记归档,预留备份钥匙后由各部门领用,并制定钥匙管理制度。


35、工程竣工图纸备份、存档

工程竣工图纸是酒店今后进行工程维修和更新改造的最重要的第一手资料,酒店应妥善保管竣工图纸并备份和存档。酒店管理方可派行政管理部门负责与投资建设方进行工程竣工图纸的备份移交,移交后,所有图纸必须登记归档造册,并制定相关的图纸管理提档制度。 

 

36、接收机电设备资料

由酒店工程部负责与投资建设方进行机电设备资料的移交工作。接收相关的资料后,应登记归档,并由相关业务部门根据实际情况列出所有设备的保修期和维修保养计划。 

 

37、组织酒店开荒

开荒计划一般分为三次:第一次为粗开荒,主要工作是清除酒店外围和内部的建筑垃圾和清理卫生死角;第二次为精开荒,主要工作是保证酒店所有区域清洁卫生达标;第三次开荒为检查布置,主要工作是扫尾和物品摆放,使酒店达到接客营业状态。 

 

38、申请流动资金

酒店管理方根据批复后的经营预算,核定酒店的流动资金用量,制定流动资金使用计划,并以行文申请的方式提交投资方。 

 

39、开业庆典计划

开业庆典计划包括开业庆典的时间、地点、参加人、主持人、剪彩嘉宾、庆典仪式、庆典活动、会场布置、广告宣传、参观路线、庆典宴会安排、陪同人员、迎送程序、庆典礼品、请柬送达和车辆安排等具体事宜。 

 

40、设立经营账户

由酒店的财务部根据投资方拨给的流动资金合理安排资金的使用,设立酒店的经营账户,并做好经营预算的指标分解下达工作。

 

41、调试酒店设备

酒店设备方对酒店设备进行试运转,主要涉及对配电、空调、上下水、机电、照明、电信、厨房、洗衣等设备进行调试。在调试过程中,应充分考虑到设备运行中可能出现的跑、冒、滴、漏现象和安全问题。调试时,应通知工程建设方到场并做好应急预案。 

 

42、外墙清洗与杀虫处理

联系专业的清洁公司对酒店进行开业前的外墙清洗工作,并联系当地卫生防疫部门做好酒店内外围的防虫、杀虫工作。 

 

43、满负荷试运行

酒店管理方组织酒店各部门进行48小时满负荷试运转,同时制定应急预案。酒店的所有员工均按照正常工作班次在岗。满负荷试运转时,各部门发现问题应及时报告并按应急预案处理。满负荷试运转是酒店开业前的最后一次大练兵,在此期间,管理方可邀请投资方及业界专家来酒店试吃试住,搜集他们对酒店设施设备和服务的反馈意见,从而更好地进行预开业经营准备。 

 

44、实施开业典礼

酒店管理方按照投资方批复的开业典礼计划,按部就班地实施开业典礼,做好酒店开业的所有准备工作。 

 

至此,酒店项目的预开业经营筹备工作也就告一段落,酒店将正式进入市场经营期。

 

 

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