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酒店财务总监要做的十件事

酒店财务总监要做的十件事

2021-03-16 11:15

【一】团队建设

 

拥有一个好的团队是顺利搞好工作的基础。做为一名财务总监,你必须亲自掌握财务人事权,不要仅仅依靠人力资源部的人,你得亲自选人和鉴别人,不可交与其他人打理。

 

1.工作氛围

创造积极向上的工作氛围是顺利开展各项工作的基础。要维系好一个团队的稳定,对工作的布置落实要尽量均衡。2015年,酒店为提高劳动效率,节约人力成本,对酒店财务人员进行精简,财务总监要带头对各个岗位的操作流程进行梳理,对一些繁琐的工作通过利用系统报表、设置公式等方式进行简化。让员工看到了上级的重视,能更好的工作。虽然现在会有需要加班的情况,但是整个办公室氛围还是很融洽的。

 

2.用人之道

“独木不成林”,你成为财务总监的第一件事就是要把你所属的财务团队搞好,这个团队是由不同经验、不同学历组成的不同层次的人员,你要善于团结每一个人并安排他们适合自己的岗位上才工作,发挥他们各自的特长。

 

3.掌握重点

目前主要分为采购班组;仓库、验收班组;财务办公室班组三大块,其中财办班组又分为信用、成本、复核、会计四个小组。在部门协作方面,与总台、餐厅收银、销售员的联系最为频繁。作为一名合格的财务总监,要了解各个岗位的操作流程,善于把握工作重点,在业务上你成为他们的导师。

 

【二】具有数字敏感性

 

1.在其位、谋其职、尽其责

财务总监的工作基础是天天和各种数字打交道,同时依靠相当丰富的财务会计知识,不断积累对数字高度的敏感经验,这就是对你所担任的职务负责。一名财务总监要充分认识到高度的数字敏感性对企业的重要性,要能从数据中看到公司的未来发展趋势或存在的问题。

 

2.察觉数据不符,坚决跟进处理

如果想做财务总监要记住,需要通过数据发现问题。这样做还有二大好处,一是让下属了解思路;二是让下属了解能力。

 

 

【三】沟通能力

 

随着地位的上升和业务的扩大,沟通能力成了财务总监必备的能力之一。沟通分两个方面。

 

1.内部沟通

即在你的团队内部要经常沟通,这也是形成团队精神不可缺少的前提。

 

内部沟通主要有财务部内部的沟通;酒店内各部门之间的沟通;与集团、酒店管理公司职能部门的沟通。

 

部门内部的沟通其实很重要的一条就是要求“听得懂”,你落实工作时讲述要让下属知晓其目的,让他跟着你的思路开展。下属跟你阐述一件事时你能很快掌握事情的重点,并能“画龙点睛”,发挥你的主导性。

 

以跨部门沟通为例,财务与市场部、餐饮部、前厅部的沟通最为频繁,在与其他部门沟通时,作为财务总监要以准确的数据为依据,坚持本心,不易变动。

 

•与餐饮部的沟通,主要是成本一块,如各种盘点事宜、菜肴成本等。还有餐饮收银账务问题。

•与市场的沟通主要是AR对账,开具发票,以及各种网络。

•与前厅的沟通主要是总台账务问题。

 

2.外部沟通

 

涉及到工商、税务、银行、政府的有关机关等。和他们保持良好的持久的关系,对于企业来说是至关重要的,要学会投兴趣所好。

 

还有与宾客之间的沟通,当你成为一名财务总监,你会更多地和宾客交流,如定期进行酒店值班或VIP接待,你将由一名后台人员变成前台人员,直面形形色色的宾客,处理各种问题。

 

【四】原则性与灵活性

 

财务是一个直接关系到企业每个人利益的部门,很容易成为众矢之的。如果你把很多人都得罪了,你的工作就很难展开。财务总监要站在企业的一个战略高度来把握财务工作中的原则性和灵活性。财务总监要坚持原则,又不失灵活机动;优秀的财务总监不仅能处理、平衡复杂的财务数据,更要善于处理、协调方方面面的矛盾关系。这样才能使财务总监的监管作用行之有效。

财务总监要发现问题,要懂得放权,对下属不要太多监督。要培养下属的自主性,一点小事情,要自己把握好,不要过于依赖,该放手就要放手。

 

【五】学习能力

 

作为一名财务总监,惟有不断学习,才能从平凡走向优秀,同时需要系统的总结和认真的思考才会让人进步,因为有思路才有出路,有想法才有办法。总结经验教训,才能不断修正错误,发扬优点,克服不足,取得进步;学习不断更新的知识,适应不断变化的环境,才有可能在新的条件下取得发展。对财务总监来说,在学好专业知识的基础上,还应学习金融知识和资本运作方面的知识;宏观经济;企业管理;法律知识等。

 

【六】 制度建设

 

1.完整的管理制度体系

财务部根据集团财务管理制度及会计管理制度,结合酒店的实际情况,着重针对财务管理中涉及到的各个方面进行了深入梳理,逐项落实了整改。部门每月召开部门总结会议、月度工作布置会议,宾馆定期召开成本分析会议、信用分析会、各种营销会议、与财务有关的内部协调会议等,同时还积极参与了酒店管理公司召开的各种专题研讨会议。

 

以集团财务管理制度及会计管理制度为基准,必须制定符合本酒店实际的相关财务制度,如现金管理制度、酒水管理制度、采购管理制度、会计档案管理制度、应收账款管理制度、流动资产管理制度、固定资产购置验收制度、内部审计管理制度、收入管理制度、税务管理制度、成本费用管理制度、财务制度违纪处罚条例、税控发票管理制度、餐具管理制度等等。

 

2. 实时的财务通知

财务部作为一个成熟性的部门,每年仍秉持“横向到边”、“纵向到底”的原则对各项制度不断进行完善、力求精益求精。根据实际情况,不断梳理业务流程,以提高整理管理水平。每年起草并下发百余个部门通知:

 

1)梳理并完善业务流程,加强内部管理。如关于重申印刷品印制操作流程的通知。

 

2)重点推广网络营销。如关于同程旅行网合作“下午茶、自助晚餐”的活动通知。

 

3)挖潜收入空间,合理提高收费标准。如关于酒店与松研科技合作推广与销售的通知。

 

4)对外推出各类自有营销活动和内部套餐,努力为酒店创收。如关于“母亲节”酒店活动的通知。

 

5)逆境突破,不断激励员工的推销意识。如关于调整包厢促销提成的通知。

 

6)集团通知及时跟进落实。

 

【七】内部控制能力

 

重视各酒店第一季度各类审计报告(集团审计报告和酒店内部诊断报告、年度巡查报告)中出现的各种违规事项和情况,酒店在财务月会上都会结合酒店的现状进行分析讨论,有借鉴及警示作用。

 

【八】成本控制能力

 

原材料成本占餐饮成本的比例最高,且是控制中难度最大的一环,最容易产生漏洞,它是酒店管理层关注的重点和焦点。酒店餐饮原材料的采购方式是以供应商配送为主,零星采购为辅。采购原材料的主要条件就是在适当的时候以合适的价格从适当的来源购进适量的物料。

 

餐饮原材料控制的主要举措

 

1.严控招投标

酒店原材料进价严格按招投标价格执行,蔬菜、水产每周三执行招投标工作,海鲜由中央采购用品公司配送,突显集中采购优势,肉类、鲜花每十天进行招投标,一月三次,水果招投标周期和肉、鲜花一致,由用品公司中央采购执行,家禽每二周周三执行,冰冻、干货、腌制品每月末执行招投标,西餐原料每季度执行招投标,为原材料进价提供价格依据。

 

2.更新供应商

酒店需关注供应商串标的可能性,如何避免这种存在的可能性呢,需关注投标价的走势与市场价走势有无脱离,如果价格脱离市场轨迹,就必须引进新供应商,打破原有供货格局。

 

财务验收对每日不同供应商进货进行评比,记录如超送少送、质差、时间迟、品种不全、品种送错、配合度差等信息,并及时反馈相关部门,作为年度供应商的考核依据,也是淘汰不良供应商依据之一。

 

3. 细化验收制度

验收每日在验收之前先整理采购申请单,熟悉了解采购物品的名称、规格、特殊要求等信息,对申请单上没有的物品拒绝接收,所有原材料验收必须打开包装检查,分类别进行原料验收,外包装份量必须扣除,原材料要求新鲜、无冰冻、无烂疤,有检验检疫证,并且具体品种按酒店实际要求验收,如肉类整块验收,不允许切割好的送来,不允许有冰冻不新鲜的差品混入等。

 

4.采购特殊需求原材料

酒店因菜品质量形状等因素,对有些原材料的要求会特别高,验收的挑拣也会因此特别严格,供应商报价也会高于市场和兄弟酒店价格,对这些品种进行测算,根据数据测算,显示酒店进通货合理,符合品质要求部份包厢厨房可合理利用,较差部份西厨做自助餐菜品用较合理,如此分配即节约成本,又不浪费原材料。

 

5.厨房报单管理

酒店厨房报单次数的多少直接影响到供应商送货次数,进尔影响原材料供应商的报价,增加酒店原材料成本,所以对厨房报单的管理也是成本管控工作之一。酒店目前允许厨房正常报单二次,也就是每晚报单一次及次日中午报晚上用量一次,正常补单一次,具体是上午9:00-10:00之间,允许厨房对估计不足或存在的漏报品种情况作一次补报单,超出以上三次报单范围的临时性报单,采购一律不接单,特殊原因的也需有餐饮总监签字审批确认后方可报单。

 

6.关注高档水产

酒店水产招投标是一周一次,水产价格波动大时,供应商报价会按高价位报,对酒店是不利的,此时酒店采用招投标与零星采购相结合的购买方式。

 

7.通晓内部信息价格

财务成本会计处每日发布当日原材料进货量及价格至总经理及财务和经营部门各相关岗位,验收处每日发布重要海鲜日进货量和价格,及时做好信息传递工作,餐饮厨房依据往年价格走势,合理备货,并及时调整售价,控制好菜肴毛利率。做好对成本的多岗位监督,做到发现问题、调查问题、杜绝问题。

 

8.特殊时期的招投标工作

酒店每次美食节、年货销售都要开展招投标。

 

9.高档海鲜燕翅鲍管理模式

财务每月对高档海水产品及燕翅鲍进行进销存核算,发现数量短缺的,要求相关部门相关岗位及时查明原因上报,并报总经理审批,如人为因素造成的短缺追责部门及个人赔偿,增加各级管理人员和员工的责任性。

 

10.价格敏感度

每月与兄弟酒店的进价比对,结合每期用量,确认本酒店进价高的追查原因,无特殊原因的,供应商扣款处理,并加强对此些品种的询价力度,高于市场的直接调整。

 

关注相关行业信息,及时捕捉影响原材料价格走向的事件,如连续下雪天影响蔬菜价格走高,如禽流感影响家禽价格下跌,走私海鲜的严打影响海鲜价格走高等等类似信息,能及时应对,可降低原材料成本。

 

酒店强化成本管理、提升竞争力水平的内在动力,调动酒店强化成本管理的积极性,提高员工的成本管理意识、综合素质、集体意识、企业主人翁地位意识、工作态度和责任感、员工之间以及员工与管理人员之间的人际关系,对一线员工灌输成本管理思想,在工作中按正确程序进行操作,日常行为规范中养成良好的观念。

 

【九】 抗压能力

 

财务总监在为企业盈利提供理性决策依据时,必须主动、勤勉、细致和深入地开展工作,这要求公司财务总监要付出更多的时间和精力,会遇到各种问题。

 

到点上下班和给钱就干或患得患失地只做被动、应付、粗糙和表面的工作肯定是不行的。财务提供的决策依据信息的真实性、准确性、完整性和及时性将极大地影响财务职能的发挥,左右企业决策的正确和错误,增加或减弱企业的经营风险。因此公司财务总监必须敬业,必须有奉献精神。

 

你要有一套自己最熟悉的做事方法。比如有的人喜欢先计划、再论证、再找资源、最后去做。而有的人喜欢先做起来,再慢慢调整。所以你要先找到自己最熟悉,最擅长的处理事务的方法。并且不断反复练习,直到成为自己的一种习惯。再通过变换不同的外部环境和条件,或者减少时间,或者增加难度,不断练习,直到得心应手。成为习惯后,就不再惧怕任何突变的环境和压力了。因为这已经成为了你的本能。

 

这一条对每一个岗位都是适用的,是一条共性法则。世界上有天才,但是绝大多数人都是靠后天的努力、勤奋才能取得一定成就的,在这一点上我相信大家会取得共识的。

 

【十】学会放松

 

“绷得太紧的琴弦容易断掉,发条上得太紧的表容易受损。”而身心长期处于紧张状态的人时常觉得自己活得很累。因压力过大、不知如何处理情绪而陷入亚健康状态、患上心理疾病,甚至因超负荷工作而酿成“过劳死”悲剧的例子在生活中比比皆是。学会放松,是避免以上状况的最有效方法。

 

压力无可避免,情绪是每个人都会经历的,但我们可以选择一种更健康、更快乐、更放松的生活方式,重新寻得内在的平静和快乐。

 

 

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